Ratgeber

XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?

Beide sind E-Rechnungen nach derselben europäischen Norm. Der Unterschied liegt in der Verpackung: Eine XRechnung ist eine reine Datendatei, eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF mit eingebetteten Daten.

Kurz gesagt

XRechnung ist eine XML-Datei. Menschen brauchen ein Programm, um sie zu lesen.
ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebetteter XML. Menschen lesen die PDF, Programme die XML.
An Behörden geht meist die XRechnung. Der Bund verlangt sie grundsätzlich.
Zwischen Unternehmen sind beide zulässig.

Die beiden Formate im Vergleich

	XRechnung	ZUGFeRD
Form	reine XML-Datei	PDF mit eingebetteter XML-Datei
Ohne Software lesbar	nein	ja, die PDF
Datenformat	UBL oder CII	CII
Herausgeber	KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards)	FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland)
Zusätzliche deutsche Regeln	ja, etwa Leitweg-ID und Kontaktdaten	nur im Profil XRECHNUNG
Typischer Einsatz	Rechnungen an Behörden	Rechnungen zwischen Unternehmen

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen. Sie setzt die europäische Norm EN 16931 um und ergänzt eigene Regeln, zum Beispiel die Leitweg-ID als Adresse des öffentlichen Empfängers und Angaben zur Ansprechperson des Verkäufers. Technisch ist sie eine XML-Datei in einer von zwei Varianten: UBL oder CII. Eine Bildansicht gibt es nicht. Wer eine XRechnung öffnet, sieht ohne passendes Werkzeug nur Datenfelder.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF-Datei, in die eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten eingebettet ist. Ein Mensch öffnet die PDF wie gewohnt, eine Buchhaltungssoftware liest die XML. Das französische Factur-X ist technisch dasselbe Format.

ZUGFeRD gibt es in Profilen mit unterschiedlich vielen Angaben. Nach Auffassung der Finanzverwaltung gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL.

Profil	Inhalt	E-Rechnung nach deutschem Recht?
MINIMUM	nur Kopfdaten und Summen	nein
BASIC WL	ohne Rechnungspositionen	nein
BASIC	mit Positionen	ja
EN 16931	vollständig nach Norm	ja
EXTENDED	zusätzliche Felder für komplexe Fälle	ja
XRECHNUNG	erfüllt die Regeln der XRechnung	ja

Bei ZUGFeRD gilt der Datenteil

Bei Hybridformaten ist der strukturierte Teil führend, also die XML-Datei, nicht das PDF-Bild. Das hat das Bundesfinanzministerium im Schreiben vom 15. Oktober 2025 bekräftigt. Alle Pflichtangaben müssen in der XML stehen. Weichen PDF und XML voneinander ab, zum Beispiel beim Betrag oder bei der Bankverbindung, verarbeitet die Buchhaltung die Werte aus der XML. Prüfen Sie deshalb bei wichtigen Rechnungen den Datenteil. Der E-Rechnung-Prüfer zeigt ihn lesbar an.

Welches Format sollten Sie verwenden?

Rechnungen an Bundesbehörden. Grundsätzlich die aktuelle XRechnung. Andere Formate nach EN 16931 sind möglich, laut Bund zum Beispiel ZUGFeRD ab Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG.
Rechnungen an Länder und Kommunen. Die Vorgaben unterscheiden sich. Fragen Sie den Auftraggeber, meist wird XRechnung mit Leitweg-ID verlangt.
Rechnungen an Unternehmen. Beide Formate sind zulässig. ZUGFeRD ist praktisch, wenn der Empfänger keine passende Software hat, weil er die PDF trotzdem lesen kann. Stimmen Sie das Format im Zweifel ab.

Was keine E-Rechnung ist

Eine gewöhnliche PDF-Rechnung per E-Mail, ein Scan oder eine Word-Datei sind keine E-Rechnungen, sondern „sonstige Rechnungen“. Zwischen Unternehmen sind sie nur noch in der Übergangszeit erlaubt. Mehr dazu unter E-Rechnung ab 2027.

Quellen

Stand: November 2026. Diese Seite ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.