E-Rechnung ab 2027: Wer muss was?

Für welche Rechnungen gilt die Pflicht?

Für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland (B2B). Nicht betroffen sind unter anderem:

• Rechnungen an Privatpersonen. Hier reicht weiter eine Papier- oder PDF-Rechnung.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto.
• Fahrausweise.
• Rechnungen von Kleinunternehmern. Mehr dazu weiter unten.

Die 800.000-Euro-Grenze

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des ganzen Unternehmens im Jahr 2026, nicht nur der Umsatz mit anderen Unternehmen. Liegt er darüber, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Liegt er darunter, dürfen Sie im Jahr 2027 noch „sonstige Rechnungen“ schicken: auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als gewöhnliche PDF. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle.

Empfangen: seit 2025 Pflicht für alle

Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen können. Dafür reicht nach Auffassung der Finanzverwaltung ein E-Mail-Postfach. Sie müssen eine E-Rechnung aber auch lesen und richtig aufbewahren können:

• Lesen. Eine XRechnung ist eine reine Datendatei. Zum Lesen brauchen Sie ein Programm oder ein Werkzeug wie den E-Rechnung-Prüfer.
• Aufbewahren. Maßgeblich ist die Originaldatei im ursprünglichen Format, also die XML-Datei oder die ZUGFeRD-PDF. Ein Ausdruck reicht nicht.

Was gilt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Bei ZUGFeRD zählt die eingebettete XML, nicht das PDF-Bild. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL reichen nicht aus. Eine PDF ohne eingebettete Daten ist keine E-Rechnung.

Kleinunternehmer

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können wie alle anderen Unternehmen. Ausstellen müssen sie keine: Sie dürfen weiter sonstige Rechnungen verschicken, also Papier oder PDF. Freiwillig E-Rechnungen auszustellen ist erlaubt.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Umsatz 2026 prüfen. Liegt er über 800.000 Euro, gilt die Pflicht ab 1. Januar 2027.
2. Empfang organisieren. Ein Postfach für E-Rechnungen festlegen und klären, wie sie gelesen, geprüft und im Original archiviert werden.
3. Rechnungsprogramm wählen. Es sollte XRechnung und ZUGFeRD erstellen können. Eine Übersicht über Programme hilft bei der Auswahl.
4. Mit der Steuerberatung abstimmen. Welcher Export gebraucht wird, etwa für DATEV.
5. Stammdaten sammeln. Für öffentliche Auftraggeber die Leitweg-IDs erfragen.